PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KITA SEBAGAI GPM ( GURU PERPUSTAKAAN MEDIA)

Fungsi Kepimpinan PENGURUSAN

 

 KEPIMPINAN DAN PENGURUSAN

Kepimpinan berlaku apabila seseorang itu mendorong, memujuk, dan mempengaruhi orang lain untuk berusaha ke arah pencapajan sesuatu objektif tertentu. Yang membezakan kepimpinan dengan fungsi pengurusan amnya ialah tugas-tugas mendorong, memujuk dan mempengaruhi yang bercorak peribadi.  Umpamanya, di dalaxn tugas-tugas inerancang atau membaca laporan, mereka tidak melibatkan interaksi peribadi. Kepimpinan pula terdiri daripada interaksi-interaksi kelakuan dengan rakan-rakan sekerja, pekerja-pekerja b awahan, ketua, para pelanggan dan pihak-pihak lain. Boleh dikatakan bahawa di mana wujudnya seorang pengurus yang berkesan di dalam suatu sistem pengurusan yang cekap, di situ juga akan terdapat seorang pemimpin yang berkesan.

Pemimpin perlu memberi perhatian kepada aktiviti  kakitangan dan memberi dorongan kepada mereka.

KELAKUAN DAN GAYA KEPIMPINAN

Penerangan awal tentang gaya kepimpinan membahagikan gaya tersebut berasaskan kepada bagaimana pemimpin menggunakan autoritinya. Tiga gaya asas dapat dikenal pastid? Pemimpin yang autokratik merupakan sebrang yang dogmatik dan positif, memerlukan stafnya untuk menurut perintah yang diarahkannya, dan memimpin mengikut kebolehannya untuk meinberi atau rnenarik balik ganjaran keija serta hukuman  Pemimpin yang demokratik pula menggalakkan penglibatan dan penyertaan dan staf mereka tentang tindakan dan pembuatan keputusanya  Gaya kepimpinan yang ketiga bercorak laissez-faire yang melibatkan pemimpin yang sedikit sekali menggunakan kuasanya dan meinberi staf penuh kebebasan untuk mengendalikan kenja inereka. Pemimpin sedeinikian biasanya membeni kebebasan pekenja untuk menentukan matlamat mereka tersendiri serta cara-cara mencapainya. Ia juga melihat peranannya sebagai memberi panduan kepada terlaksananya operasi-operasi stafnya dengan memberi makiumat berhubung dengan persekitaran luaran kumpulan pekeijanya.

Kebanyakan daripada kajian tentang gaya kepimpinan mengikut sistem pengurusan kiasik menunjukkan anggapan bahawa pekerja pada dasamya diihat oleh pemimpin sebagai salah satu faktor pengeluaran. Dengan mi, gaya pengurusan untuk mencapai output biasanya berat sebelab sama ada mereka menekankan daya pengeluaran atatipun mereka menekankan kepuasan atau hal-ehwal

 pe kerja semata-mata. Pakar-pakar penyelidik di Pusat Penyelidikan Universiti Michigan, Amerika Syarikat, telah membentuk suatu model kelakuan kepimpinan berasaskan dua dimensi Mereka menggunakan konsep berorientasikan pengeluaran (kerja) dan berorientasikan pekerja untuk menerangkan model tersebuL Pemimprn yang berorientasikan kerja mementingkan kerja yang dilaikukan, manakala pemimpin yang berorientasikan pekerja lebih mengutamakan penubuhan kerja dan terjalinnya perhubungan penbadi di kalangan pekerja.

KONSEP-KONSEP DI DALAM MODEL KEPIMPINAN DUA

Dengan meneliti fungsi yang dilakukan oleh para pemimpin di dalam kumpulan mereka, didapati bahawa untuk sesuatu kumpulan itu beroperasi dengan berkesan, suatu pihak mesti mengendalikan dua fungsi utama, iaitu fungsi yang bersabit dengan penyelesaian masalah (berorientasikan tugas) dan fungsi penyelenggaraan kumpulan (fungsi-fungsi sosial).

Di antara usaha yang cuba menyclidik mana satu di antara gaya-gaya kepimpinan tersebut menghasilkan prestasi kumpulan yang paling berkesan, termasuklah kajian-kajian yang dilakukan di Universiti Ohio. Di sini, para penyclidik mengkaji keberkesanan kelakuan kepimpinan dua dimensi, iaitu mengikut struktur kerja dan mengutamakan hal ehwal  pekerja.

Dalam dimensi yang pertama, kelakuan pemimpin menekankan kegiatan penyusunan kerja, penjadualan penubuhan matlamat. pengelolaan dan segala hal struktur kerja. Para pernimpin lebih mengutamakan prestasi dan pengeluaran daripada hal-hal kerja yang lain dan bergiat mencapai peringkat-peringkat output yang tinggi. Mengikut dimensi kedua pula, para pemimpin menunjukkan kelakuan sosial dengan menitikberat dan menghormati idea-idea perasaan dan hal-ehwal pekerja dengan cara niendengar masalah peribadi pekerja dan membantu menyelesaikannya.

Salah satu teknik terkenal yang menerangkan gaya-gaya kepimpinan secara dramatik ialah petak kepengurusan yang dicipta oleh Robert Blake dan Jane Mouton.  petak ini digunakan di merata dunia sebagai suatu teknik melatih pengurusan dan mengenal pasti berbagai-bagai kombinasi gaya kepimpinan. Teknik inii berasaskan kepada penyelidikan  penyelidikan awal yang menunjukkan betapa pentingnya seorang pengurus menitikberatkan kedua-dua aspek, iaitu mementingkan pengeluaran dan mementingkan pekerja. Mementingkan pengeluaran (di paksi mendatar) terdiri daripada sikap penyclia terhadap berbagai-bagai perkara, seperti mutu keputusan polisi yang diambil, prosedur kerja, mutu perkhidmatan staf, kecekapan kerja, daya kreativiti penyclidikan dan jumlah output. Mementingkan pekerja (di paksi inenegak) juga diberi pengertian yang luas. mi merangkumi perkara seperti darjah komitmen peribadi yang ditanamkan ke arah pencapaian sesuatu go1, mengekalkan kehormatan din para pekenja, pembenian tanggungjawab b erdasarkan kep erc ayaan dan bukan kesetiaan belaka, pemberian keadaan kerja yang baik dan menjaga agar perhubungan peribadi memuaskan.

Blake dan Mouton mengenal pasti empat gaya asas yang keterlaluan (tiap-tiap satu dinyatakan mengikut suatu kontinum berdasarkan skala dan 1 hingga 9). Mengikutgaya 1,1, (juga disebut pengurusan laissez-faire) pengurus-pengurus kurang menitikberatkan hal-hal pekerja ataupun pengeluaran dan memegang peranan yang minimum sebagai pemimpin dan pengurus. Yang paling bententangan dengan mi terletaknyagaya9, 9, (pengurusanberpasukan atau yang demokratik) yang menunjukkan melalui kegiatan pengurus, terdapat peningkat dedikasi yang tertinggi terhadap kedua-duanya, iaitu pekerja dan pengeluaran. Blake dan Mouton menegaskan bahawa gaya mi merupakan kelakuan kepimpinan yang paling berkesan yang dapat mempertingkatkan prestasi, merendahkan ketidakhadiran dan pusing ganti pekerja, serta memupuk kepuasan yang tmggi.

Suatu lagi ialah gaya pengurusan 1, 9, disebut juga pengurusan country club, di mana pengurus-pengurus tidak ataupun paling kurang mementingkan pengeluaran, tetapi amat mementingkan pekerja sahaja. Apa yang diwujudkan ialah persekitaran di mana semua pekerja merasa gembira dan senang hati tanpa apa-apa komitmen terhadap pengeluaran usaha bersatu untuk mencapai matlamat organisasi. mi berbanding pula dengan gaya 9, 1, (kadangkala disebut penguins autokratik) yang hanya menitikberatkan penubuhan operasi cekap tanpa inengambil kira hal-eliwal pekerja.

Dengan menggunakan keempat-empat titik yang keterlaluan mi, setiap teknik atan gaya kepengurusan boich ditempatkan di dalam petak ini. Dengan jelasnya, pengurus mengikut gaya 5, 5 secara sederhana mementingkan kedua-duanya, iaitu pengeluaran dan kepuasan staf. Pengurus-pengurus ini rnencapai tahap moral dan pengeluaran yang mencukupi dan memuaskan tetapi pada tahap yang tidak begitu tinggi, di mana penubuhan gol dan jangkaan tidak begitu tinggi. Meskipun petak kepengurusan ini merupakan hal yang berfaedah untuk mengenal pasti dan mengelaskan gaya kepengurusan, tetapi penggunaannya adalab terhad. ini disebabkan petak ini tidak dapat rnemberi sebab mengapa seseorang pengurus itu terletak di sesuatu bahagian tertentu di petak tersebut. Perlu diselidiki faktor-faktor seperti corak peribadi pemimpin tersebut atan pengikut-pengikutnya, kebolehan dan latihan pengurus dan lain-lain faktor situasi di sebaliknya, yang tuna mempengaruhi tingkah laku kedua-dua peniimpin dan pengikut itu.

EMPAT SISTEM PENGURUSAN

Dengan menggabungkan juga kelas-kelas asas tentang gaya kepimpinan yang berorientasikan tugas dan pekerja, Rensis Liken hersama rakan-rakannya di Universiti Michigan telab membentuk suatu model keberkesanan pengurusan yang mempunyai empat peringkat:

Pengurusan bercorak sistem 1, mengikut Likert, dikatakan berkuasa melalui eksploitasi, iaitu pengurus-pengurusnya membuat sendiri semna keputusan tentang hal-hal kerja dan mengarahkan  stafnya untuk menurut perintah. Ugutan atau hukuman diberi jika pekeria gagal untuk memenuhi matlamat dan standard yang dibentuknya dengan tegas. Pengunis kurang menaruh kepercayaan terhadap para pekerja di bawah arahannya dan pekerja pula merasa takut dan terasing daripada pengurus.

Pengurusan gaya sistem 2 masih juga mengeluarkan arahan-arahan, tetapi pekerja diberi kebebasan untuk memberi komen tentang perintah-perintah tersebut. Mereka juga diberi fleksibiliti untuk mengambil beberapa tindakan tertentu, m engikut kawalan polisi yang ketat dan prosedur-prosedur yang digariskan.

Pengurusan sistem 3 pula menubuhkan gol-gol dan arahan-arahan am setelah berunding dan berbincang terdahulu dengan para pekerja bawahan. Pihak staf juga boleh mengambil keputusan sendiri tentang cara mengendalikan tugas-tugas mereka, oleh sebab hanya keputusan am dan yang menyeluruh sahaja diambil oleh para pengurus di peringkat-  peringkat pengurusan atasan. Lebih banyak ganjaran digunakan daripada hukuman untuk mendorong staf, dan pekerja diberi kebebasan untuk membincangkan hal-hal kerja dengan pengurus-pengurus mereka yang lebih menaruh kepercayaan tentang kebolehan mereka untuk melakukan tugas masing-masing.

Likert melihat pengurusan sistem 4 sebagai yang paling melibatkan penyertaan semua ahli dalam kumpulan pekerja di dalam perbentukan matlamat dan penilajan tentang matlamat, iaitu, penglibatan di da~am pengambilan keputusan di semua peringkat, dan  pengendalian operasi mereka sendiri dan di dalam kumpulan masing-masing. Pengurus-pengurus sistem ini menanam keyakinan dan kepercayaan yang penub kepada staf mereka dalam segala hal, serta sering mendapat dan menggunakan idea-idea dan pendapat-pendapat yang dikemukakan oleh mereka. Para pengurus juga selalu memberi ganjaran ekonomi sebagai dorongan kerja, berasaskan kepada penyertaan berkumpulan.

Pada amnya, Likert mendapati bahawa pengurus-pengurus yang menggunakan pendekatan sistem 4 di dalam kendalian operasi mereka terdiri daripada mereka yang paling berjaya sebagai pemimpin. Bagi organisasi dan firma yang mengamalkan pengurusan sistem 4,juga didapati paling berkesan di dalam penubuhan dan pencapaian gol-gol mereka, di samping menjadi lebih produktif. Kejayaan ini disebabkan pada dasarnya oleb darjah penglibatan pekerja di dalam pengurusan dan sokongan yang diberi kepada pekerja berkekalan.

Pemimpin perlu turut bersama-sama dalam aktiviti  kokurikulum

KEPIMPINAN SEBAGAI SUATU  KONTINUM

Melalui R. Tannenbaum dan W.H. Schmidt mengikut konsep kontinum kepimpinan, mereka merakamkan bahawa kepimnpinan melibatkan pelbagai jenis gaya, yang berkisar di antara gaya yang tertumpu kepada ketua sehinggalah kepada yang amat tertumpu kepada pekerja. Maka tidaklah semestinya wujud di antara yang bercorak autokratik, demokratik dan laissez-faire sahaja. Tannenbaum dan Schmidt rnenegaskan bahawa pengurus-pengurus perlu menimbangkan beberapa perkara yang praktik sebelum memutuskan bagaimana mereka akan melaksanakan tugas-tugas pengurusan mereka.

Mereka mencadangkan bahawa elemen-elemen terpenting yang mempengaruhi gaya kepimpinan pengurus di sepanjang kontinum ini adalah seperti yang berikut.

1. Kuasa-kuasa yang menentukan personaliti pengurus. Ini termasuklah sistem nilai dan latar belakang serta pengalaman. Misalnya, seorang pengurus yang mempercayai bahawa keperluan-keperluan organisasilah yang perlu diutamakan daripada keperluan-keperluan individu (pekerja), mungkin Iebih gemar memberi arahan dan kurang rnenggalakkan penglibatan pekerja dalam penentuan kegiatan-kegiatan pekerja sendiri

2. Sifat pekerja yang dipertanggungjawabkan kepada penguins. Ia juga inempengaruhi kelakuan pengurus.

Mengikut Tannenbaum

Pengurus membuat keputusan dan  mengumumkannya

Pengurus ‘menjual’ keputusannya

Pengurus menyampaikan masalah dan menggalakkan komen-komen

Pengurus membiarkan kumpulan membuat keputusan sendiri

Pengurus meletakkan had-had dan meminta pekerja membuat keputusan

Pengurus selaku pemimpin, boleh memberi kebebasan dan penglibatan yang lebih kepada staf di bawah arahannya apabila terdapat para pekerja tersebut mempanyai sifat berikut: (a) Mahukan tanggungjawab membuat keputusan;

(b) Inginkan kebebasan bertindak dan berdikari;

(c) Mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang mencukupi

untuk mengendalikan dan menyelesaikan masalah dengan cekap;

(d) Menanamkan komitmen dan menghayati matlamat organisasi.

                                 

Kesungguhan bekerja menjadikan kita lupa kita sudah bersara. Benarkah?

Tanpa sifat-sifat tersebut, para pengurus akan lebih mengamalkan gaya yang bermirip kepada corak autoritarian. Namun demikian, mereka boleh mengubahsuaikan gaya mereka apabila para pekerja mereka dapat memperoleh keyakinan diri setelah biasa bekerja bersama mereka.

Gaya kepimpinan yang dipilih oleh pengurus perlu juga mengambil kira kuasa-kuasa yang wujud di dalam situasi. Ini termasuk nilai dan tradisi organisasi, kecekapan bekerjasama sebagai  satu unit, keadaan tugas-tugas kerja kumpulan, sama ada pengendalian sesuatu masalah dapat didelegasikan atau tidak .Seperti juga manusia, organisasi rnempunyai nilai tertentu yang lama-kelamaan diterapkan ke dalam amalan bekerja. Kebanyakan pengurus baru cepat mempercayai bahawa terdapat beberapa tingkah laku yang diterima dan ada yang lain pula yang tidak diterima di dalam organisasi. Setengah-setengah organisasi, misalnya mempunyai struktur dan rangkaian komunikasi yang lebib formal dan sukar diubah-ubah, dengan adanya pembahagian dan perbezaan tugas yang jelas. Dalam keadaan demikian, gaya kepimpinan tentu sekali lagi berorientasikan tugas dan berasaskan pemberian arahan, danipada bergantung kepada penglibatan pekeija.

MODEL KEPIMPINAN

Mengikut Vroom dan Vetton, terdapatlima bentuk perbezaan di dalam corak kepimpinan demokratik. Gaya atau bentuk kepimpinan yang tertentu bergantung kepada keadaan tertentu. Gaya kepimpinan mi adalah seperti berikut.

1. Pemimpin sendiri yang membuat keputusan dengan menggunakan maklumat yang ada pada waktu tersebut.

2. Pemimpin mendapatkan maklumat yang diperlukan dan staf di bawah arahannya, kemudian membuat keputusan sendiri. Peranan staf hanya setakat pemberian maklumat yang diperlukan sahaja dan mereka tidak terlibat di dalam persoalan menyelesaikan masalah.

3. Pemimpin menyampaikan masalah kepada mana-mana staf bawahannya yang relevan, secara individu, untuk mengambil sesuatu keputusan.

4. Sesuatu masalah disampaikan oleh pemimpin kepada staf bawahannya, untuk mendapatkan idea-idea dan cadangan-cadangan. Keputusan kemudiannya diambil tidak semestinya hasil daripada pengaruh staf.

5. Pemimpin membincangkan sesuatu masalah bersaina staf bawahan untuk mencapai persetujuan tentang penyelesaian masalab tersebut. Pemimpin tidak cuba mempengaruhi apa juga keputusan yang perlu diambil, rnalah sanggup inenermia dan melaksanakan keputusan yang mendapat sokongan sekalian ahli kumpulan.

 

PENDEKATAN KONTINGENSI TERHADAP KEPIMPINAN PENDEKATAN LALUAN MATLAMAT

Salah seorang tokoh yang turut menyumbangkan kepada teon kepiinpinan dan sudut situasi ialah Profesor Robert House. Beliau menyatakan bahawa fungsi utama seorang pemimpin ialah inembentuk matlamat penting bagi para pengikut atau para pekerjanya serta menggariskan laluan-laluan ke arah pencapaian matlainat tersebut. Dengan inii teorinya dinamakan teori laluan matlamat.

Secara lojik, teori ini adalah mudah difahami dan diamalkan. Dalam situasi-situasi di mana struktur kenja adalah kompleksdan mengelirukan, tugas pernimpin ialah membentuk kerja-kerja agar para pekeija dapat mengikuti suatu laluan yang jelas. Sebaliknya pula, jika tugas-tugas pekerja memang sudah jelas (umpamanya, di barisan pemasangan) seorang pemimpin autokratik dan yang herorientasikan tugas yang cuba menambahkan lagi struktur kerja, tentu sekali tidak akan menerima sambutan yang baik dan para pekerja bawahannya. Seorang pemimpin yang autokratik dan berorientasikan tugas biasanya disambut baik sebaliknya di dalam situasi-situasi di mana terdapatnya ketegangan individu, tekanan dan ketidakpuasan di kalangan pekerja.

Jika kerja berkenaan dilakukan berulang-ulang dan berstruktur, laluan-laluan ke arah pencapaian matlamat adalah jelas. ini bermakna bahawa jika pemimpin cuba menambahkan lagi struktur kerja, ini tidak akan menambahkan lagi kepuasan atau mempertingkatkan lagi prestasi kerja. Namun, jika tugas itu tidakjelas, pemimpin memanglah perlu bertindak dan menyelesaikan mana mana kekeliruan yang timbul. Dengan ini, pemimpin-pemimpin yang berkesan menggunakan dua dimensi kepimpinan sama ada untuk menjelaskan laluan ataupun memudahkannya untuk dijalankan.

KEPIMPINAN YANG BERKESAN

Ketiga-tiga komponen kepimpinan (sifat-sifat, gaya dan kelakuan serta kepimpinan mengikut situasi) memberi implikasi yang penting di dalam pengambilan dan latihan ke arah mewujudkan pemimpin-pemimpin yang berkaliber. Umpamanya, pemimpinpemimpin berkesan yang diketahui biasanya mempunyai sifatsifat kebijaksanaan dan keyakinan diri. Maka calon-calon bolehlah diuji untuk mencari sifat-sifat tersebut serta sifat-sifat lain yang dikaitkan dengan prestasi kerja.  Apa yang diketahui tentang gaya-gaya kepimpinanjuga menunjukkan bahawa latihan-latihan boleh diadakan dengan jayanya untuk menjadikan pemimpin lebih bertimbang rasa dan beroriensekali, gaya pemimpin mestilali bersesuaian  dengan tugas yang terlibat serta bersesuaian juga dengan staf bawahannya. Pernah dinyatakan oleh Fiedler bahawa biasanya lebih mudah untuk menyusun semula sesuatu tugas (kerja) daripada melatih semula pemimpin atau mengambil pemimpin baru.

Berdasarkan keterangan yang dibincangkan di dalam bab ini, garis-garis panduan berikut boleh digunakan untuk menjadi pemimpin yang berkesan.

1. Mengetahui dan melatih diri anda. Kebanyakan pemimpin terdiri daripada mereka yang berpengaruh, pintar, agresif, herinisiatif dan mempunyai keyakinan diri dan kebolehan menyelia. Maka, bagi bakal-bakal pemimpin dan juga pemimpin kini, Latihan latihan dalam membuat keputusan, penilaian diri dan peningkatan keyakinan diri adalah berfaedah.

2. Mengetahui dan mengawal gaya anda. Gaya yang terbaik sekali bergantung kepada banyak faktor (selain daripada berorientasikan tugas dan berperikemanusiaan). Maka perlu bagi mereka menganalisis dan memahami gaya tersendiri untuk mengekalkan suatu keadaan fleksibel supaya dapat dipadankan kepada situasi berkenaan.

3. Mempercayai perkara-perkara terbaik tentang orang lain.  Bakal-bakal pemimpin harus mengikuti andaian-andaian Teori Y,  McGregor. Dengan mempercayai bahawa manusia adalah pandai, kreatif, sanggup bekerja, bertanggungjawab dan ingin menyelesai

kan masalah, dapat meningkatkan lagi pertumbuhan sifat pemimpin yang berkesan.

4. Memenuhi keperluan-keperluan staf ini merupakan secara mudah kenyataan pemikiran Maslow dan McGregor. Tetapi di dalam amalannya, beraneka masalah dihadapi.

Umpamanya, bagaimanakah dia mendorong pekerja yang keperluan mereka tidak dapat dipenuhi melalui kerja mereka? Bagaimanakah dia dapat meyakinkan staf supaya mempersetujui matlamat organisasi? McGregor telah mencadangkan suatu teknik seperti penyertaan staf dan sesi-sesi dialog yang membincangkan perkara-perkara seperti matlamat-matlamat organisasi.

5. Sesuaikan kepada ciri-ciri kerja. Kajian-kajian Fiedler mencadangkan bahawa bagi tugas-tugas kreatif. dan yang berbentuk keusahawan (seperti mencipta keluaran baru atau membuka syarikat baru) adalah lebih wajar bagi anda untuk menubuhkan matlamat yang menyeluruh untuk dijadikan panduan oleh staf, dan kemudiannya ber~antung kepada budi bicara mereka untuk menjalankan kerja. Bagi kerja yang dilakukan secara berulang-ulang pula, pemimpin biasanya menguatkuasakan suatu set peraturan yang terancang dan rapi, untuk melaksanakan kerja.

6. Bertindak sebagai pemimpin. Dalam semua hal, anda perlu bertindak sebagaimana yang dijangka dan diingini oleh pengikut atau staf, agar mendapat sanjungan yang setimpal dengan taraf pemimpin.